Ich bin nebenberuflich im Direktvertrieb tätig. Vielleicht verkaufe ich Kosmetik, Parfum, Nahrungsergänzungsmittel oder andere Produkte. Vielleicht arbeite ich mit einem persönlichen Online-Shop. Vielleicht veranstalte ich Produktabende oder empfehle Produkte über Social Media.
Am Anfang ist das alles erstaunlich einfach. Ich kenne meine ersten Kunden vielleicht persönlich. Ich habe eine kleine Liste: Name, Telefonnummer, bestelltes Produkt und Betrag. Mehr brauche ich scheinbar nicht. Doch irgendwann kommen weitere Kunden dazu. Dann gibt es Bestellungen über einen Anbieter, Provisionen, Muster, Werbematerial, Kundentermine und vielleicht auch noch Fahrten. Und plötzlich ist meine kleine Liste nicht mehr besonders übersichtlich.
Direktvertrieb ist nicht immer gleich Direktvertrieb
Was ich dabei wichtig finde: Direktvertrieb und Empfehlungsmarketing können ganz unterschiedlich funktionieren. Vielleicht verkaufe ich ein Produkt tatsächlich selbst an meinen Kunden. Vielleicht vermittle ich nur einen Kunden und bekomme dafür eine Provision. Vielleicht läuft die komplette Bestellung über einen Online-Shop des Herstellers und ich bekomme anschließend eine Abrechnung. Diese Unterschiede sollte ich auch in meiner Verwaltung abbilden. Denn der Warenwert einer Bestellung und meine eigene Provision sind nicht automatisch dasselbe.
Wenn ich selbst Produkte verkaufe
Nehmen wir an, ich verkaufe ein Produkt direkt an einen Kunden. Dann habe ich einen Geschäftsvorgang zwischen mir und diesem Kunden. Ich muss wissen, welches Produkt verkauft wurde, welcher Betrag vereinbart wurde und wie der Vorgang bezahlt wurde. Je nach konkretem Geschäftsmodell und steuerlicher Situation können weitere Anforderungen hinzukommen. Deshalb möchte ich meine Verkäufe nicht einfach nur als Zahl in einer Excel-Tabelle speichern. Ich möchte einen nachvollziehbaren Vorgang haben.
Wenn ich nur vermittle
Anders sieht es aus, wenn ich beispielsweise einen Kunden vermittle und dafür eine Provision bekomme. Dann ist nicht unbedingt der gesamte Warenwert mein Umsatz. Meine geschäftliche Leistung kann vielmehr in der Vermittlung bestehen. Das ist ein wichtiger Unterschied. Wenn der Kunde für 200 Euro Produkte bestellt und ich dafür 20 Euro Provision erhalte, muss ich nicht einfach 200 Euro als meinen eigenen Verkauf behandeln, nur weil die Bestellung über meinen Kontakt entstanden ist. Wie genau der Vorgang steuerlich zu behandeln ist, hängt allerdings vom konkreten Vertrags- und Geschäftsmodell ab. Gerade deshalb sollten Abrechnungen des jeweiligen Anbieters sauber aufbewahrt werden.
Was macht der Online-Shop?
Bei einem persönlichen Online-Shop wird es noch interessanter. Die Bestellung läuft vielleicht komplett über das System des Anbieters. Dort gibt es eine Bestellnummer, dann vielleicht eine Provisionsabrechnung, eine Gutschrift, eine Rechnung oder einen Zahlungsnachweis. Für mich als kleiner Selbstständiger ist das zunächst verwirrend — ich sehe Geld auf meinem Konto und muss später noch wissen, warum es dort angekommen ist. Deshalb würde ich die Unterlagen nicht einfach in einem Ordner namens „Direktvertrieb" sammeln. Besser ist eine Struktur, bei der der Zusammenhang erkennbar bleibt.
Kunden sind plötzlich auch Bekannte
Eine Besonderheit im Direktvertrieb ist für mich außerdem die Nähe zu den Kunden. Ein Kunde kann gleichzeitig mein Nachbar, ehemaliger Kollege, Freund oder Bekannter sein. Das ist einerseits praktisch. Andererseits macht es die Organisation schwieriger. Denn private Kontakte und geschäftliche Kontakte sollten nicht einfach unkontrolliert miteinander vermischt werden.
Wenn ich Kundendaten verwalte, sollte ich mir deshalb bewusst überlegen, welche Daten ich tatsächlich benötige und wie ich sie geschäftlich verwalte. Eine Kundenverwaltung kann dabei helfen, beispielsweise Namen, Anschrift, E-Mail-Adresse und geschäftliche Vorgänge strukturiert zu speichern. Ich muss aber nicht alles speichern, was ich über eine Person weiß. Gerade bei privaten Bekannten ist eine klare Trennung besonders sinnvoll.
Produktpartys erzeugen mehr als nur Verkäufe
Eine Produktparty ist ein gutes Beispiel dafür, wie schnell aus einem einfachen Verkauf mehrere Geschäftsvorgänge werden können. Vielleicht fahre ich zum Kunden, bringe Muster mit, benötige Dekoration oder Werbematerial, verschicke anschließend Produkte. Vielleicht entstehen Porto- oder Fahrtkosten. Und schließlich werden Produkte verkauft oder Bestellungen vermittelt.
Wenn ich das alles erst am Jahresende zusammentragen möchte, wird es mühsam. Ich finde es deshalb sinnvoller, solche Vorgänge zeitnah zu dokumentieren. Nicht jede Kleinigkeit muss dabei zu einem Verwaltungsmonster werden. Aber die wichtigen Unterlagen sollten dort landen, wo ich sie später wiederfinde.
Auch Ausgaben gehören zum Geschäft
Gerade im Direktvertrieb konzentriert man sich schnell auf die Einnahmen. Ich bekomme eine Provision, ich verkaufe ein Produkt, ich erhalte Geld. Damit ist der Vorgang aber noch nicht vollständig. Vielleicht habe ich Muster gekauft, Werbematerial, Porto bezahlt, bin zu einem Kundentermin gefahren, brauche Verpackungsmaterial. Diese Ausgaben gehören ebenfalls zu meiner geschäftlichen Dokumentation. Ich möchte deshalb nicht nur wissen, wie viel Geld hereingekommen ist. Ich möchte auch wissen, welche geschäftlichen Kosten entstanden sind.
Ein separates Konto kann helfen
Eine einfache organisatorische Maßnahme kann dabei helfen: geschäftliche Geldbewegungen möglichst übersichtlich zu halten. Ein separates Konto kann die Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Vorgängen erleichtern. Es ist nicht automatisch die Lösung für jede steuerliche oder rechtliche Frage. Aber im Alltag finde ich es hilfreich. Wenn ich auf das Geschäftskonto schaue, sehe ich Einnahmen und Ausgaben meiner Tätigkeit. Das macht die spätere Kontrolle wesentlich einfacher.
Auch ein vorher festgelegtes Ausgabenlimit kann sinnvoll sein. Gerade wenn das Geschäft klein ist, möchte ich nicht ständig Produkte, Muster oder Werbung kaufen, ohne zu wissen, ob sich die Tätigkeit überhaupt trägt.
Eine einfache Kundenverwaltung reicht oft
Ich brauche für zehn Kunden keine riesige CRM-Plattform. Ich möchte wissen: Wer ist mein Kunde? Was hat er bestellt? Gibt es einen offenen Vorgang? Was muss ich noch erledigen? Welche Rechnung gehört dazu? Mehr muss die Kundenverwaltung zunächst nicht können. Wenn das Geschäft wächst, kann ich später weitere Informationen ergänzen. Für mich ist dabei wichtig, dass die Verwaltung nicht zum Selbstzweck wird — ich will Kunden betreuen und Produkte verkaufen, ich will nicht jeden Abend meine Datenbank pflegen.
Mein Ziel: Jeder Vorgang sollte nachvollziehbar sein
Wenn ich sechs Monate später einen Kunden anschaue, möchte ich möglichst schnell verstehen, was passiert ist. Vielleicht sehe ich: Kunde angelegt, Bestellung erhalten, Produkt verkauft, Rechnung erstellt, Zahlung eingegangen, Beleg abgelegt. Oder: Kunde vermittelt, Anbieter hat Bestellung abgerechnet, Provision erhalten, Abrechnung gespeichert.
Das reicht mir. Ich brauche keine komplizierte Unternehmensstruktur. Aber ich möchte auch nicht mehr auf Zetteln, WhatsApp-Nachrichten und mehreren Tabellen suchen müssen.
Direktvertrieb nebenberuflich darf einfach bleiben
Gerade beim Direktvertrieb finde ich deshalb eine einfache Bürostruktur wichtig. Die Tätigkeit selbst soll schließlich im Vordergrund stehen. Ich möchte Kunden beraten, Produkte vorstellen und neue Kunden gewinnen. Meine Verwaltung sollte mich dabei unterstützen. Nicht umgekehrt.
Eine gute Lösung verbindet deshalb Kunden, Vorgänge, Rechnungen, Provisionen, Einnahmen und Ausgaben möglichst übersichtlich. Je kleiner mein Geschäft ist, desto einfacher darf diese Struktur sein. Aber einfach bedeutet für mich nicht ungeordnet. Ein kleiner Nebenverdienst kann schnell mehrere unterschiedliche Geschäftsvorgänge erzeugen. Wenn ich diese von Anfang an sauber trenne und nachvollziehbar dokumentiere, bleibt auch ein wachsender Direktvertrieb beherrschbar.