Ich wollte am Anfang kein riesiges Buchhaltungsprogramm. Warum auch? Ich hatte vielleicht einen oder zwei Kunden. Manchmal kam nur eine Rechnung im Monat dazu. Meine nebenberufliche Tätigkeit war klein und überschaubar. Trotzdem wollte ich meine Rechnungen ordentlich schreiben. Also habe ich nach einer passenden Lösung gesucht.
Und dabei habe ich schnell festgestellt, dass „klein und einfach" bei Software gar nicht so selbstverständlich ist. Viele Programme können unglaublich viel: Kundenverwaltung, Warenwirtschaft, Angebote, Rechnungen, Mahnungen, Zahlungsverkehr, Auswertungen, Schnittstellen, Automatisierungen und unzählige Einstellungen. Das ist für ein größeres Unternehmen sicherlich sinnvoll. Für mich mit zwei Kunden aber vielleicht nicht.
Ich brauche keine Software für ein Unternehmen, das ich gar nicht habe
Das klingt vielleicht etwas provokant. Aber genau so habe ich es empfunden. Wenn ich zwei Kunden habe, brauche ich keine Verwaltung für 2.000 Kunden. Wenn ich fünf Rechnungen im Monat schreibe, brauche ich keine Software, die mir hundert verschiedene Rechnungsprozesse anbietet. Und wenn ich mein Geschäft allein neben meinem normalen Beruf betreibe, möchte ich nicht erst mehrere Stunden investieren, um die Software zu verstehen.
Ich brauche etwas, das ich öffnen kann und sofort verstehe. Das ist für mich ein wichtiges Kriterium. Nicht: „Was kann diese Software alles?" Sondern: „Was brauche ich tatsächlich?"
Der Preis ist natürlich auch wichtig
Gerade am Anfang spielt der Preis eine Rolle. Wenn ich nebenberuflich selbstständig bin und vielleicht erst einige hundert Euro Umsatz mache, möchte ich nicht jeden Monat einen großen Teil davon für Verwaltung ausgeben. Dabei geht es mir nicht darum, dass Software grundsätzlich kostenlos sein muss. Eine gute Lösung darf Geld kosten. Aber der Preis sollte zu meiner Größe passen. Wenn ich fünf Kunden habe, möchte ich nicht automatisch für Funktionen bezahlen, die ich vielleicht erst bei 500 Kunden benötigen würde.
Ein günstiger Einstieg kann gerade in der Anfangsphase sinnvoll sein. Wichtig ist dabei allerdings, nicht nur auf den beworbenen Monatspreis zu schauen. Entscheidend ist, welche Funktionen tatsächlich enthalten sind und ob wichtige Dinge später als Zusatzmodul oder in einem höheren Tarif bezahlt werden müssen.
Wenige Kunden verändern die Anforderungen
Ein kleines Geschäft hat andere Anforderungen als ein großes. Ich brauche vielleicht: Kundenverwaltung, Angebote, Rechnungen, Belegablage, Einnahmen und Ausgaben, Zahlungsstatus, einfache Auswertungen, Exportmöglichkeiten. Das klingt überschaubar. Und genau das sollte es auch sein.
Wenn ich eine Rechnung schreibe, möchte ich nicht durch fünf verschiedene Menüs gehen. Ich möchte meinen Kunden auswählen, die Leistung eintragen, die Rechnung prüfen und sie anschließend verschicken. Danach möchte ich sehen, ob die Rechnung noch offen oder bereits bezahlt ist. Das ist der eigentliche Arbeitsablauf.
Eine einfache Oberfläche ist kein Luxus
Ich glaube, dass dieser Punkt gerade bei Nebenberuflern unterschätzt wird. Wenn ich hauptberuflich Buchhalter bin, kann ich mich vielleicht jeden Tag mit einer umfangreichen Software beschäftigen. Wenn ich aber tagsüber einen anderen Beruf habe und abends meine Selbstständigkeit erledige, sieht die Situation anders aus. Ich öffne die Software vielleicht nur einmal pro Woche. Dann möchte ich nicht jedes Mal überlegen: „Wo war noch einmal diese Funktion?"
Eine verständliche Oberfläche spart deshalb nicht nur Nerven. Sie spart Zeit. Und Zeit ist für mich als nebenberuflich Selbstständigen wahrscheinlich wertvoller als die zehnte Spezialfunktion.
Kostenlos ist nicht automatisch besser
Natürlich klingt eine kostenlose Lösung zunächst attraktiv. Gerade am Anfang möchte ich möglichst wenig feste Kosten haben. Aber kostenlos darf nicht bedeuten, dass ich irgendwann wichtige Funktionen vermisse. Wenn ich beispielsweise meine Rechnungen zwar kostenlos schreiben kann, aber für Belegverwaltung, Kundenverwaltung oder Datenexport sofort ein kostenpflichtiges Zusatzpaket brauche, muss ich mir das Gesamtmodell anschauen.
Die entscheidende Frage lautet für mich deshalb: Was kostet mich die Lösung in meinem tatsächlichen Alltag? Nicht nur: Was kostet sie auf der Startseite?
Wann ein kleines System nicht mehr reicht
Natürlich hat auch ein einfaches Rechnungsprogramm Grenzen. Wenn mein Unternehmen wächst, ändern sich meine Anforderungen. Vielleicht habe ich irgendwann 100 Kunden, vielleicht beschäftige ich Mitarbeiter, vielleicht verkaufe ich Waren, vielleicht brauche ich Lagerverwaltung, vielleicht entstehen komplexere steuerliche Anforderungen. Dann kann ein umfangreicheres System sinnvoll werden.
Das ist aber kein Fehler einer einfachen Software. Im Gegenteil. Ich finde es sinnvoll, dass meine Software mit meiner Tätigkeit wachsen darf. Am Anfang brauche ich eine kleine Lösung. Wenn mein Unternehmen größer wird, kann ich auf eine umfangreichere Lösung wechseln.
Drei Stufen sind für mich sinnvoll
Ich würde deshalb zwischen drei Situationen unterscheiden. Die ersten Rechnungen: Ich habe wenige Kunden und nur gelegentliche Geschäftsvorgänge — hier reicht eine sehr einfache Lösung, wichtig sind Rechnungen, Kunden und eine vernünftige Ablage. Das Geschäft wächst: Ich habe regelmäßig Kunden und Rechnungen — jetzt werden Zahlungsstatus, Belege, Auswertungen und Exporte wichtiger, eine kleine bezahlte Lösung kann hier sinnvoll sein. Das Unternehmen wird umfangreicher: Ich habe viele Kunden, Mitarbeiter, Waren oder komplexe Abläufe — jetzt kann eine umfangreichere Unternehmenssoftware ihre Vorteile ausspielen.
Das Problem entsteht meiner Meinung nach dann, wenn ich bereits in Stufe eins eine Lösung für Stufe drei kaufen soll.
Was ich bei einem Rechnungsprogramm prüfen würde
Wenn ich heute ein Programm für meine nebenberufliche Tätigkeit auswählen müsste, würde ich deshalb nicht zuerst auf die Anzahl der Funktionen schauen. Ich würde mir folgende Fragen stellen: Kann ich meine Kunden einfach verwalten? Kann ich Rechnungen ohne Umwege erstellen? Bekomme ich eine nachvollziehbare Rechnungsnummer? Kann ich sehen, welche Rechnungen offen sind? Kann ich Belege ordentlich ablegen? Kann ich meine Daten später exportieren? Verstehe ich die Oberfläche ohne Handbuch? Und vor allem: Passt der Preis zu meinem tatsächlichen Geschäft? Wenn ich diese Fragen mit Ja beantworten kann, brauche ich vielleicht gar nicht mehr.
Mein Ziel ist nicht die perfekte Software
Das ist wahrscheinlich der wichtigste Punkt. Ich suche nicht die beste Software für alle Unternehmen. Ich suche die passende Software für mein Unternehmen. Wenn ich nebenberuflich selbstständig bin und nur wenige Kunden habe, ist Einfachheit ein echter Vorteil.
Ich möchte morgens nicht aufstehen und denken: „Heute muss ich mich endlich einmal in meine Buchhaltungssoftware einarbeiten." Ich möchte stattdessen einen Kundenauftrag erledigen und danach in wenigen Minuten die Rechnung schreiben. Das ist für mich eine gute Software. Nicht die mit den meisten Funktionen. Sondern die, die mir die Arbeit abnimmt, die ich tatsächlich habe.
Ein kleines Unternehmen braucht nicht automatisch eine kleine Software. Aber es sollte zumindest eine Software bekommen, die zu seiner tatsächlichen Größe passt. Denn wenn ich nebenberuflich selbstständig bin, möchte ich mein Geld mit meiner eigentlichen Tätigkeit verdienen – und nicht damit, mich durch ein überdimensioniertes Büroprogramm zu arbeiten.