1. Verantwortlicher
Schröder Onlinemarketing
Sabine Schröder
Liebigweg 6b · 26810 Westoverledingen
E-Mail: kontakt@einfaches-fahrtenbuch.de
Telefon: +49 163 8989878
2. Welche Daten wir verarbeiten
2.1 Registrierung & Konto
Bei der Registrierung erheben wir: E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort, Firmenname, Ansprechpartner, Anschrift, Steuerstatus (Kleinunternehmer/regelbesteuert), Steuernummer bzw. USt-IdNr. (falls angegeben), gewählter Subdomain-Name. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 b DSGVO (Vertragserfüllung).
2.2 Rechnungs- und Belegdaten (GoBD-Archiv)
Von Ihnen erstellte Rechnungen, Gutschriften, Kassenbelege und digitale Quittungen sowie die zugehörigen Kundendaten (Name, Anschrift, ggf. E-Mail) werden gespeichert und nach Finalisierung GoBD-konform unveränderlich archiviert (SHA-256-Hash-Kette). Aufbewahrungsdauer: 10 Jahre gemäß handels- und steuerrechtlichen Vorgaben (§ 147 AO). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) i. V. m. Art. 6 Abs. 1 b DSGVO.
Wichtiger Hinweis zu Ihren Kundendaten: Die Daten Ihrer eigenen Kunden, die Sie im Tool erfassen, verarbeiten wir in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) – datenschutzrechtlich Verantwortlicher für diese Daten bleiben Sie als Nutzer. Für den produktiven Einsatz mit echten Kundendaten empfehlen wir den Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV); sprechen Sie uns dafür gerne an.
2.3 E-Mail-Versand
Zum Versand von Rechnungen, Bestätigungslinks und Benachrichtigungen nutzen wir einen eigenen, in Deutschland gehosteten E-Mail-Server (kein Drittanbieter-Mailversand). Verarbeitet werden dabei die E-Mail-Adressen von Ihnen und Ihren Kunden sowie die versendeten Inhalte. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 b DSGVO.
2.4 Eingangsrechnungen & Belegscanner
An Ihre persönliche Eingangs-E-Mail-Adresse weitergeleitete Rechnungen sowie mit der Kamera fotografierte Belege werden automatisiert ausgelesen (Texterkennung/OCR), um Absender, Datum und Beträge vorzuschlagen. Diese Verarbeitung läuft vollständig auf unserem eigenen Server, es findet keine Übermittlung an einen externen OCR-Dienst statt. Die rohe E-Mail wird nach Verarbeitung gelöscht, nur das Dokument (PDF/XML/Foto) bleibt archiviert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 b DSGVO.
2.5 PayPal-Umsatz-Import (sofern von Ihnen aktiviert)
Falls Sie Ihr PayPal-Geschäftskonto mit dem Tool verknüpft haben, rufen wir automatisiert Zahlungseingänge über die PayPal-Schnittstelle ab (Datum, Betrag, Name und E-Mail-Adresse des Zahlers, Verwendungszweck). Sie entscheiden anschließend selbst, welche Einträge als geschäftlicher Umsatz gelten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 b DSGVO. Details zum Drittanbieter PayPal siehe Punkt 3.
2.6 Server-Logdaten
Beim Aufruf der Anwendung werden automatisch gespeichert: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene URL, HTTP-Statuscode, Browser-Typ. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betriebssicherheit).
3. Drittanbieter & Datenübermittlung
| Dienst | Zweck | Datenschutz |
|---|---|---|
| PayPal (Europe) S.à r.l. Luxemburg |
Nur bei aktiviertem PayPal-Import: Abruf von Zahler-Name, -E-Mail und Zahlungsdaten. | paypal.com/privacy EU-Standardvertragsklauseln |
| Google Fonts Google Ireland Limited |
Schriftartenauslieferung auf den öffentlichen Informationsseiten (nicht im eingeloggten Bereich). Übermittlung: IP-Adresse. | policies.google.com/privacy |
Alle Rechnungs-, Kunden- und Belegdaten werden auf einem eigenen Server der netcup GmbH (Deutschland) gespeichert. Eine Übermittlung in Drittländer ohne angemessenes Datenschutzniveau findet nicht statt.
4. Cookies
Diese Anwendung setzt ausschließlich ein technisch notwendiges Session-Cookie zur Anmeldung (PHPSESSID), das mit dem Schließen der Sitzung bzw. Abmelden verfällt. Es findet kein Tracking und keine Auswertung des Nutzungsverhaltens statt, es werden keine Werbe- oder Analyse-Cookies gesetzt.
5. Ihre Rechte (Art. 15–22 DSGVO)
- Auskunft (Art. 15): Welche Daten wir über Sie gespeichert haben
- Berichtigung (Art. 16): Korrektur unrichtiger Daten
- Löschung (Art. 17): „Recht auf Vergessenwerden" – soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. GoBD, 10 Jahre) entgegenstehen
- Einschränkung (Art. 18): Verarbeitungsbeschränkung in bestimmten Fällen
- Datenübertragbarkeit (Art. 20): Export Ihrer Daten
- Widerspruch (Art. 21): Gegen Verarbeitung auf Basis berechtigten Interesses
Anfragen richten Sie an: kontakt@einfaches-fahrtenbuch.de
6. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für Niedersachsen:
Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5 · 30159 Hannover
www.lfd.niedersachsen.de
7. Änderungen dieser Erklärung
Bei wesentlichen Änderungen (z. B. neue Drittanbieter) werden eingeloggte Nutzer per E-Mail informiert. Das Datum oben zeigt den Stand der aktuellen Version.