Als ich mit meiner nebenberuflichen Selbstständigkeit angefangen habe, hatte ich zunächst nicht das Gefühl, ein Büro zu brauchen. Warum auch? Ich hatte einen normalen Job, meine eigene Tätigkeit lief nebenbei und am Anfang waren es nur wenige Kunden. Ein paar Rechnungen im Jahr, einige Ausgaben und vielleicht einmal im Monat eine Zahlung auf dem Konto. Das Ganze schien überschaubar genug, um es einfach nebenher zu erledigen.
Meine erste „Buchhaltung" war entsprechend einfach. Eine Excel-Tabelle, ein Ordner für Belege und ein paar Dateien auf dem Rechner. Ich dachte: Das reicht völlig. Und tatsächlich reicht das am Anfang vielleicht sogar. Das Problem ist nur: Irgendwann reicht es nicht mehr.
Auch ein kleines Nebengewerbe ist ein Geschäft
Als nebenberuflich Selbstständiger hat man einen großen Vorteil: Man muss nicht von heute auf morgen seinen kompletten Lebensunterhalt mit dem eigenen Unternehmen verdienen. Gleichzeitig hat man aber auch einen Nachteil: Die eigene Zeit ist knapp.
Nach Feierabend möchte ich mich nicht erst eine Stunde durch Rechnungen, Belege und irgendwelche Tabellen arbeiten. Ich möchte meine eigentliche Arbeit erledigen. Einen Kundenauftrag fertigstellen, einen Text schreiben, eine Website bauen, Fotos bearbeiten oder mich um die nächste Anfrage kümmern. Genau deshalb ist ein einfaches Büro für mich wichtiger geworden, als ich am Anfang gedacht hatte.
Dabei meine ich mit „Büro" nicht unbedingt einen eigenen Raum und schon gar nicht ein großes Büroprogramm. Ich meine eine feste und überschaubare Struktur. Ich möchte wissen, welche Kunden ich habe, welche Rechnungen ich geschrieben habe, was bereits bezahlt wurde und welche Ausgaben zu meiner Tätigkeit gehören. Mehr brauche ich als kleiner Nebenberufler zunächst gar nicht.
Bei mir wurde es irgendwann unübersichtlich
Am Anfang ist eine einzelne Rechnung schnell geschrieben. Dann kommt der zweite Kunde dazu. Danach vielleicht noch ein Auftrag. Eine Rechnung wird bezahlt, eine andere erst drei Wochen später. Zwischendurch kaufe ich etwas für meine Tätigkeit und bezahle es mit der Karte. Und plötzlich stellt sich eine ganz einfache Frage: Wo habe ich das eigentlich alles abgelegt?
Genau solche Kleinigkeiten machen die nebenberufliche Selbstständigkeit unnötig kompliziert. Eine Zahlung ist auf dem Konto eingegangen, aber ich weiß nicht mehr genau, zu welcher Rechnung sie gehört. Ein Beleg liegt noch als E-Mail herum. Eine andere Ausgabe habe ich zwar in meiner Tabelle eingetragen, finde aber den dazugehörigen Beleg nicht mehr sofort.
Nichts davon ist ein großes Problem. Aber jedes dieser kleinen Probleme kostet Zeit. Und Zeit ist wahrscheinlich das, was ein nebenberuflich Selbstständiger am wenigsten übrig hat.
Ich brauche keine Unternehmenssoftware
Die Lösung ist für mich deshalb nicht, möglichst schnell die umfangreichste Unternehmenssoftware zu kaufen. Im Gegenteil. Wenn ich nur wenige Kunden habe, brauche ich keine Software, die für einen Betrieb mit 50 Mitarbeitern entwickelt wurde. Ich brauche eine Lösung, die zu meiner tatsächlichen Größe passt.
Für mich gehören dabei ein paar grundlegende Dinge zusammen: Kunden verwalten, Angebote und Rechnungen erstellen, Belege ablegen, Einnahmen und Ausgaben erfassen, Zahlungseingänge nachvollziehen, gegebenenfalls Waren oder Musterbestände verwalten, Unterlagen für die EÜR ordentlich vorbereiten. Das klingt zunächst nach ziemlich viel. In der Praxis ist es aber erstaunlich überschaubar, wenn alles an einer Stelle zusammenläuft. Genau das ist für mich der Unterschied zwischen „ich habe ein paar Rechnungen" und „ich habe meine nebenberufliche Tätigkeit im Griff".
Ein Webdesigner hat andere Kunden als ein Fotograf – das Grundproblem ist dasselbe
Dabei spielt es eigentlich keine große Rolle, womit man nebenberuflich Geld verdient. Ein Webdesigner hat vielleicht zwei oder drei Kunden und stellt jeden Monat ein paar Rechnungen. Ein Blogger bekommt erste Affiliate-Provisionen. Ein YouTuber erhält Einnahmen aus Kooperationen. Ein Streamer hat Abonnements, Spenden oder Werbeeinnahmen. Ein Fotograf übernimmt gelegentlich einen Auftrag. Ein Berater arbeitet vielleicht nur mit zwei Stammkunden.
Auch ein nebenberuflicher Direktvertriebler hat eine andere Situation als ein klassischer Dienstleister. Vielleicht gibt es Produktverkäufe, Provisionen und einen kleinen Bestand an Waren oder Mustern. Die Tätigkeiten sind unterschiedlich. Das Büroproblem ist erstaunlich ähnlich. Sobald Geld fließt, entstehen Belege, Rechnungen, Zahlungseingänge und Ausgaben. Und irgendwann muss man nachvollziehen können, was eigentlich passiert ist.
Ein fester Monatsablauf hilft mehr als eine komplizierte Software
Ich habe für mich deshalb festgestellt, dass die Organisation gar nicht kompliziert sein muss. Wichtiger ist, dass ich sie regelmäßig mache. Zum Beispiel einmal im Monat. Dann werden die offenen Rechnungen kontrolliert. Zahlungseingänge werden geprüft. Neue Belege werden abgelegt. Einnahmen und Ausgaben werden kontrolliert und die Unterlagen für die spätere steuerliche Auswertung bleiben aktuell. Das dauert deutlich weniger Zeit, als irgendwann mehrere Monate nacharbeiten zu müssen.
Und genau das halte ich für einen der wichtigsten Punkte bei der nebenberuflichen Selbstständigkeit: Nicht die Software entscheidet darüber, ob mein Büro ordentlich ist. Entscheidend ist, ob ich eine einfache Routine habe und sie auch einhalte. Eine kleine, verständliche Lösung, die ich regelmäßig benutze, ist für mich wertvoller als ein riesiges System mit hundert Funktionen, von denen ich 90 Prozent nicht benötige.
Das einfache Büro wächst mit
Ein weiterer Vorteil einer solchen Grundstruktur ist, dass ich nicht alles am ersten Tag perfekt einrichten muss. Am Anfang reichen vielleicht Kunden, Rechnungen und Belege. Wenn mehr Aufträge dazukommen, können weitere Funktionen sinnvoll werden. Vielleicht brauche ich irgendwann eine bessere Übersicht über offene Rechnungen. Vielleicht kommen Waren oder Muster hinzu. Vielleicht möchte ich bestimmte Auswertungen für meine EÜR einfacher vorbereiten.
Das Büro kann also mit meiner Tätigkeit wachsen. Ich muss nicht heute schon die Lösung für ein Unternehmen bauen, das ich vielleicht in fünf Jahren einmal haben werde. Das finde ich gerade als nebenberuflich Selbstständiger wichtig. Denn zunächst geht es darum, die eigene Tätigkeit einfach und überschaubar zu halten.
Mein einfaches Büro
Heute sehe ich das etwas anders als zu Beginn. Ich brauche kein großes Büro. Ich brauche auch kein kompliziertes ERP-System. Aber ich brauche eine zentrale Stelle, an der ich meine geschäftlichen Dinge nachvollziehen kann.
Ich möchte jederzeit sehen können, wem ich etwas berechnet habe. Ich möchte wissen, welche Rechnungen bereits bezahlt sind. Ich möchte meine Belege wiederfinden und Einnahmen und Ausgaben sauber auseinanderhalten können. Vor allem möchte ich nicht jedes Mal neu überlegen müssen, wo ich etwas abgelegt habe.
Genau deshalb ist ein einfaches Büro für mich keine unnötige Bürokratie. Es ist eine Arbeitserleichterung. Und je kleiner die nebenberufliche Tätigkeit ist, desto wichtiger finde ich das eigentlich. Denn wenn ich nur wenige Stunden pro Woche für mein eigenes Geschäft habe, möchte ich diese Zeit möglichst für meine eigentliche Arbeit nutzen – und nicht damit verbringen, meine eigenen Unterlagen zu suchen.
Ein kleines Geschäft braucht kein großes Büro. Aber es braucht ein einfaches Büro, das funktioniert.