Rechnungspflicht für Klein-
und Kleinselbstständige

Wann muss eine Rechnung ausgestellt werden?

Unternehmer müssen für bestimmte Leistungen eine Rechnung ausstellen. Die zentralen Regelungen finden sich in § 14 UStG.

Bei Leistungen an andere Unternehmer oder an juristische Personen besteht grundsätzlich eine Rechnungspflicht. Eine Rechnung muss dabei nicht immer sofort am Tag der Leistung erstellt werden. Wird eine steuerpflichtige Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen erbracht, ist die Rechnung grundsätzlich innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung auszustellen.

Bei Leistungen an Privatkunden besteht nicht in jedem Fall eine allgemeine Rechnungspflicht. Eine Rechnung kann trotzdem sinnvoll oder erforderlich sein, etwa wenn der Kunde sie für seine Unterlagen benötigt oder wenn besondere gesetzliche Regelungen gelten.

Für bestimmte Leistungen, insbesondere im Zusammenhang mit Grundstücken, gelten zusätzliche Aufbewahrungs- und Hinweispflichten. Auch deshalb sollte jede geschäftliche Leistung nachvollziehbar dokumentiert werden.

Welche Angaben gehören auf eine Rechnung?

Eine gewöhnliche Rechnung muss nach § 14 Abs. 4 UStG insbesondere folgende Angaben enthalten:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
• vollständiger Name und vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers,
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• Ausstellungsdatum,
• fortlaufende Rechnungsnummer,
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung,
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung,
• Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen,
• anzuwendender Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag,
• gegebenenfalls Hinweise auf eine Steuerbefreiung oder das Reverse-Charge-Verfahren.

Bei der Rechnungserstellung sollte darauf geachtet werden, dass die Nummern eindeutig vergeben werden und sich nicht nachträglich unbemerkt ändern. Ein Rechnungstool kann dabei helfen, Rechnungen fortlaufend zu nummerieren und die wichtigsten Pflichtangaben systematisch einzufügen.

Was gilt für Kleinunternehmer?

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG betrifft die Umsatzsteuer. Sie bedeutet nicht, dass keine Rechnungen geschrieben werden müssen. Auch ein Kleinunternehmer muss seine Leistungen gegenüber Kunden nachvollziehbar abrechnen.

Auf der Rechnung darf in diesem Fall keine Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen werden. Stattdessen sollte ein eindeutiger Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung aufgenommen werden, zum Beispiel:

Wird Umsatzsteuer trotzdem offen ausgewiesen, kann dies steuerliche Folgen haben. Deshalb sollte das Rechnungssystem klar zwischen Kleinunternehmern und umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen unterscheiden.

Die Kleinunternehmerregelung ist außerdem von der Gewinnermittlung zu trennen. Auch ein Kleinunternehmer muss Einnahmen und Betriebsausgaben erfassen und seinen steuerlichen Gewinn ermitteln. Häufig wird dafür die Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG verwendet.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro

Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von höchstens 250 Euro brutto gelten nach § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) erleichterte Anforderungen.

Eine Kleinbetragsrechnung muss grundsätzlich weniger Angaben enthalten als eine gewöhnliche Rechnung. Dazu gehören typischerweise:

• vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers,
• Ausstellungsdatum,
• Menge und Art der Leistung oder Lieferung,
• Bruttobetrag,
• Steuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Ob eine Rechnung als Kleinbetragsrechnung erstellt werden kann, sollte immer anhand des Gesamtbetrags und der konkreten Leistung geprüft werden. Bei regelmäßig wiederkehrenden Geschäftsvorgängen ist es oft übersichtlicher, ein einheitliches Rechnungsformat zu verwenden.

E-Rechnung: Was müssen Kleinunternehmer beachten?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das gilt auch für Kleinunternehmer.

Eine E-Rechnung ist nicht einfach nur eine PDF-Datei. Sie enthält strukturierte Daten, die eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Gängige Formate sind beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD in einer geeigneten Ausgestaltung.

Für Leistungen von Kleinunternehmern besteht nach § 34a UStDV grundsätzlich keine Pflicht, selbst eine E-Rechnung auszustellen. Eine normale Rechnung auf Papier oder als PDF kann in vielen Fällen weiterhin zulässig sein. Bei Geschäften mit öffentlichen Auftraggebern oder besonderen vertraglichen Vorgaben können jedoch andere Anforderungen gelten.

Rechnungen, Fahrtkosten und EÜR

Für die Einkommensteuer reicht es nicht, nur Ausgangsrechnungen zu speichern. Auch Betriebsausgaben müssen vollständig und nachvollziehbar erfasst werden.

Dazu können gehören:

• Fahrtkosten zu Kunden und Geschäftsterminen,
• Telefon- und Internetkosten,
• Arbeitsmittel,
• Software und Büromaterial,
• Reisekosten,
• Gebühren und Versicherungen.

Bei regelmäßig betrieblich genutzten Fahrzeugen ist eine saubere Fahrtdokumentation besonders wichtig. Je nach Fahrzeug und Nutzungsanteil kann eine einfache Fahrtenaufstellung ausreichen oder ein vollständiges Fahrtenbuch erforderlich bzw. sinnvoll sein.

Wie Fahrtkosten in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung berücksichtigt werden, hängt von der jeweiligen Nutzungssituation ab. Eine ausführliche Übersicht zu Kilometerpauschale, tatsächlichen Fahrzeugkosten und der Übertragung in die EÜR bietet der Ratgeber „Fahrtkosten in der EÜR richtig eintragen" auf einfaches-fahrtenbuch.de.

Praktische Rechnungserstellung mit einfaches-buero.de

Ein Rechnungssystem kann Klein- und Kleinstselbstständige bei wiederkehrenden Aufgaben unterstützen:

• Kundendaten werden zentral verwaltet,
• Pflichtangaben können automatisch eingefügt werden,
• Rechnungsnummern werden fortlaufend vergeben,
• PDF-Rechnungen lassen sich direkt erzeugen,
• offene und bezahlte Rechnungen bleiben übersichtlich,
• Einnahmen können später leichter für die EÜR ausgewertet werden.

Die Software ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Sie kann aber helfen, typische Verwaltungsfehler zu vermeiden und geschäftliche Unterlagen einheitlich zu organisieren.

Zusammenfassung

Auch kleine nebenberufliche Tätigkeiten sollten von Anfang an ordentlich dokumentiert werden. Die Kleinunternehmerregelung reduziert den Umsatzsteueraufwand, beseitigt aber nicht die Pflicht zur nachvollziehbaren Rechnungs- und Belegverwaltung.

Ein sinnvoller Grundaufbau besteht aus:

• korrekten Rechnungen,
• geordneten Belegen,
• einer nachvollziehbaren Einnahmen- und Ausgabenerfassung,
• einer passenden Dokumentation der betrieblichen Fahrten.