Grundprinzip der EÜR
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG stellt Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenüber. Anders als bei einer Bilanz ist grundsätzlich der tatsächliche Zufluss oder Abfluss maßgeblich.
Bei Fahrtkosten bedeutet das: Die steuerliche Behandlung hängt nicht allein davon ab, wann eine Fahrt stattgefunden hat. Es kommt auch darauf an, welche Kosten tatsächlich entstanden sind und wie sie nachgewiesen werden.
Für die jährliche EÜR wird nicht jede einzelne Fahrt als eigene Steuerposition eingetragen. Die einzelnen Fahrten und Belege bilden vielmehr die Grundlage für eine zusammengefasste Betriebsausgabensumme.
Privatfahrzeug: Kilometerpauschale für betriebliche Fahrten
Wird ein privat gehaltenes Fahrzeug für einzelne betriebliche Fahrten eingesetzt, können die betrieblich veranlassten Kilometer grundsätzlich über eine Kilometerpauschale berücksichtigt werden.
Typische Anlässe sind Kundentermine, Lieferungen, Besuche bei Lieferanten, Fahrten zu Behörden, betriebliche Schulungen, Besprechungen sowie Fahrten zu Messen oder Veranstaltungen.
Bei einer betrieblich veranlassten Dienstreise werden regelmäßig Hin- und Rückweg berücksichtigt. Das ist von der Entfernungspauschale für Arbeitnehmer zu unterscheiden, bei der grundsätzlich nur die einfache Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte angesetzt wird.
Für die steuerliche Anerkennung sollte jede Fahrt mit mindestens folgenden Angaben dokumentiert werden:
- Datum,
- Ziel,
- Anlass,
- gefahrene Kilometer,
- gegebenenfalls Start- und Endkilometerstand.
Eine einfache Fahrtenaufstellung kann ausreichen, wenn das Fahrzeug im Privatvermögen bleibt und nur einzelne betriebliche Fahrten abgerechnet werden. Ein vollständiges Fahrtenbuch mit allen Privatfahrten ist in dieser Konstellation nicht automatisch erforderlich — ein kostenloses elektronisches Fahrtenbuch genügt für den Nachweis meist völlig.
Betriebsfahrzeug: tatsächliche Kosten
Wird ein Fahrzeug dem Betriebsvermögen zugeordnet, können grundsätzlich die tatsächlichen Fahrzeugkosten berücksichtigt werden. Dazu können beispielsweise gehören: Kraftstoff, Versicherung, Kfz-Steuer, Reparaturen, Wartung, Leasing, Abschreibung, Zinsen sowie Stellplatz- und Parkkosten.
Bei gemischter Nutzung müssen die Kosten zwischen betrieblicher und privater Nutzung aufgeteilt werden. Für diesen privaten Nutzungsanteil kommen je nach Voraussetzungen die 1 %-Regelung oder die Fahrtenbuchmethode in Betracht. Die maßgebliche Regelung findet sich in § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG. Wer als Selbstständiger einen Firmenwagen nutzt, findet die genauen Anforderungen im Ratgeber „Fahrtenbuch für den Firmenwagen" auf einfaches-fahrtenbuch.de.
Kilometerpauschale oder tatsächliche Kosten?
Die passende Methode hängt von der Nutzungssituation ab.
Kilometerpauschale bei Privatfahrzeugen
Die Pauschale ist einfach anzuwenden und eignet sich häufig für nebenberuflich Selbstständige, wenige betriebliche Fahrten, Fahrzeuge im Privatvermögen und überschaubare Fahrtstrecken.
Tatsächliche Kosten bei Betriebsfahrzeugen
Die tatsächlichen Kosten können sinnvoll sein, wenn das Fahrzeug überwiegend betrieblich genutzt wird, hohe laufende Fahrzeugkosten anfallen, ein großer Teil der Gesamtkilometer betrieblich veranlasst ist und die Kosten vollständig und nachvollziehbar erfasst werden.
Fahrtenbuchmethode
Die Fahrtenbuchmethode ist vor allem bei einem betrieblichen Fahrzeug mit geringem Privatanteil interessant. Sie setzt allerdings eine ordnungsgemäße und zeitnahe Aufzeichnung voraus.
Welche Rolle spielt das Fahrtenbuch?
Ein Fahrtenbuch dokumentiert nicht nur Kilometer. Es schafft eine nachvollziehbare Zuordnung der einzelnen Fahrten. Bei betrieblichen Fahrten werden insbesondere benötigt:
- Datum,
- Start- und Zielort,
- Fahrtzweck,
- aufgesuchte Geschäftspartner,
- Kilometerstand zu Beginn und Ende oder gefahrene Strecke.
Bei Privatfahrten reicht in der Regel eine entsprechende Kennzeichnung mit den gefahrenen Kilometern. Die konkreten Anforderungen hängen von der steuerlichen Nutzung des Fahrzeugs und der gewählten Methode ab.
Der Bundesfinanzhof hat in mehreren Entscheidungen betont, dass ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt werden muss. Allgemeine Angaben wie „Dienstfahrt" reichen nicht immer aus, wenn der konkrete Anlass und das Ziel nicht nachvollziehbar sind.
Was kommt in die Anlage EÜR?
Die Anlage EÜR enthält keine vollständige Liste aller einzelnen Fahrten. Die Fahrtdaten werden zunächst ausgewertet und anschließend der passenden Betriebsausgabenkategorie zugeordnet. Je nach Konstellation können Fahrtkosten beispielsweise als sonstige Fahrzeugkosten, Reisekosten, Kfz-Kosten, Kosten für öffentliche Verkehrsmittel oder Fahrtkosten bei auswärtiger Tätigkeit berücksichtigt werden.
Die konkrete Zuordnung hängt vom Fahrzeug, vom Anlass der Fahrt und von der steuerlichen Behandlung ab. Bei Unsicherheit sollte die Einordnung mit dem Steuerberater abgestimmt werden. Ein Fahrtenbuchsystem liefert die Datenbasis. Es entscheidet nicht automatisch, welche steuerliche Kennziffer im Einzelfall richtig ist.
Beispiel: Privatfahrzeug und Kundenfahrt
Eine selbstständige Person fährt mit dem privaten Pkw zu einem Kundentermin. Die Strecke beträgt insgesamt 46 Kilometer für Hin- und Rückfahrt. Für die Dokumentation werden festgehalten: Datum, Kunde und Zieladresse, Anlass „Kundentermin", 46 gefahrene Kilometer sowie gegebenenfalls Start- und Endkilometerstand. Die Fahrt wird anschließend in der Jahresübersicht berücksichtigt. Die konkrete Höhe des abzugsfähigen Betrags richtet sich nach dem jeweils geltenden Pauschalsatz oder der angewendeten Kostenmethode.
Beispiel: Betriebsfahrzeug mit Privatnutzung
Ein betriebliches Fahrzeug wird sowohl für Kundenfahrten als auch privat genutzt. Die tatsächlichen Fahrzeugkosten werden während des Jahres vollständig erfasst. Am Jahresende wird der private Anteil ermittelt. Dafür kann entweder die 1 %-Regelung oder ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch verwendet werden. Bei der Fahrtenbuchmethode wird der Anteil der Privatkilometer an den Gesamtkilometern berechnet und auf die tatsächlichen Gesamtkosten angewendet.
Je geringer der Privatanteil und je höher der Fahrzeugwert, desto eher kann die Fahrtenbuchmethode wirtschaftlich interessant sein. Eine individuelle Berechnung bleibt trotzdem erforderlich.
Verbindung zwischen Rechnungstool und Fahrtenbuch
Fahrtkosten stehen häufig in direktem Zusammenhang mit Rechnungen: Fahrt zu einem Kunden, Lieferung von Ware, Vor-Ort-Installation, Beratungsgespräch, Abholung von Material.
Ein Rechnungssystem und ein Fahrtenbuch erfüllen dabei unterschiedliche Aufgaben:
- Das Rechnungssystem dokumentiert Leistung, Kunde und Zahlung.
- Das Fahrtenbuch dokumentiert Strecke, Zeitpunkt und Fahrtzweck.
- Die EÜR führt Einnahmen und Betriebsausgaben zusammen.
einfaches-buero.de kann die Rechnungs- und Kundenseite abbilden. Für die detaillierte Fahrtdokumentation verweist das System sinnvoll auf ein spezialisiertes Fahrtenbuch.
Checkliste für die Praxis
Vor der Abgabe der EÜR sollte geprüft werden:
- Sind alle betrieblichen Fahrten erfasst?
- Ist der Anlass jeder Fahrt nachvollziehbar?
- Sind Kilometer und Kilometerstände plausibel?
- Wurde zwischen Privatfahrten und betrieblichen Fahrten unterschieden?
- Sind Tank-, Reparatur- und sonstige Fahrzeugbelege vorhanden?
- Wurde die richtige Abrechnungsmethode verwendet?
- Sind die Summen mit den übrigen Buchungsunterlagen vereinbar?